实验室仪器设备采购流程说明

概述

本文主要说明实验室仪器设备的采购流程。一般如下：

QC申请---QC前期调研----QC市场调研-----QC确定初步意向-----采购谈价格----订立合同-----QC再次确认-----采购实施-----安装调试----投入运行。

使用部门提出申请——业务部门审核——有关领导签字批准——采购部门采购、签合同——仪器购买回来由使用部门和业务部门派人验收，投入运行。    

    所以使用部门作用很重要：

第一，要根据实际需要列好详细的仪器参数、建议厂家、型号。

第二，要尽量说服审核部门和领导同意给预算。

第三，验收时候要根据实际需要认真验收，有问题及时发现早日解决。

一、采购的第一步，确定你需要采购仪器的计划和配置

采购计划相当于采购申请，各个企业都有不同的采购采购申请计划。

现在大家更多的是讨论色谱的采购实施，那么你们的色谱有年度计划、月计划还是临时采购？如何编制你的采购计划呢？是否有采购回来闲置的现象呢？

如果是是生产企业，相对来说基本是临时采购为主，根据生产需要，除非有新的项目实施，才有可能提前2-3个月申报采购计划，这也是预计实验分析仪器不够用的情况下进行申报。所以一般不会出现闲置的现象。

目前市场上类似的仪器很多，型号相同的仪器也很多，如果仅仅根据型号来购买仪器很可能买回来的不是你所需要的。

如果仪器配置不能确定，那可能要消耗你很长的时间来寻求你所需要的仪器。比如需要采购气相色谱仪GC，首先你要确定仪器的检测器类型、毛细柱还是填充柱、单通道还是双通道、国产还是进口等，这样你才能进行下一步。

    这一步中你需要抓住的重点是你所采购的仪器一定要是你所需要了，不然买回来因为某个细节问题而不能正常使用那就是浪费。

有时单位其他部门因为采购申请的仪器配置写的不明确，导致采购部门采购回来的仪器不能正常安装和使用，最后因此而被处罚，所以确定仪器的配置是基础。

二、采购第二步，市场调研

市场调研是根据你确定的仪器配置来进行有选择地寻找供应商，让供应商提出初步的报价。在所有的供应商中选择与你的要求比较接近的几家进行详细的洽谈，最后到供应商那儿进行实地考察。

这里要考虑仪器重要性，如果是一般仪器觉得没必要也可以不去，比如采购烘箱/鼓风干燥箱、超声波清洗器等。但如果是大型仪器实地考察就很有必要了。

注意这儿的供应商包含了生产厂家和经销商，所以这里面要考虑到售后服务的问题，要明确售后服务到底有谁来负责。

实地考察一方面验证仪器是不是你需要的，这可以通过检测样品来确定。另一方面检查供应商的资质和能力，一般供应商在电话里都说自己的能力怎么强，具体怎样还是眼见为实。

另外，调研也就是寻求报价的过程。首先要确定想购买仪器的配置，只有让厂家或供应商掌握你的准确配置，才能给你提供详细的报价，有助于我们在同一个水平上比较。在对配置进行要求时，不仅要考虑到现在，也要兼顾今后的检验要求，特别是仪器的辅助设备，比如柱温箱、柱塞清洗设备。柱温箱甚至可以另外配置国产的，价格相差很多，但从外观和质量上考虑，还是选择同一厂家的，尽量减少产生分析误差的因素。

在这一步中的重点是寻找有实力的供应商和进行价格洽谈，具体内容包括三个：一是看仪器质量，二看资质，三谈价格，所以市场调研是关键。

三、采购第三步，仪器定型，签订合同

到此你应该对所采购仪器心里有了九成的把握了。用户如果看中一款仪器，打算要采购这款仪器时，技术参数自然就会偏向这家。在主要技术指标满足基本测试需求的情况下，其它一些参数按照考察好的仪器制定即可。一般指标倾向不要太明显，否则价格下不来。再者，对其他供应商有排斥性，打消人家的积极性也不好。可以针对调研的结果作出大众化的技术参数，再从中优选，这样价格也可以下浮，附加的像售后服务等也会作为供应商的筹码来提升服务。  

签订合同一般是采购部门的事，与使用部门显得关系不大，但使用者有建议权。

这一步还要注意考虑到质保金的问题。

四、采购第四步，产品安装、验收

在收到仪器后，先不要急着拆包装箱，首先检查外包装是否存在破损、拆封过的痕迹，一旦发现有此类现象一定要拍照留证据，并在第一时间内通知内通知厂家，有可能的话书面通知厂家。

如果是贵重仪器，一般由厂家上门安装调试，因此一定不要打开包装箱，以免发生后续问题。

如果是普通仪器比如干燥箱之类，在得到厂家许可的情况下，由单位的仓库人员陪同，共同开箱验收，及时拍照，检查仪器是否能正常使用，如果影响使用及时更换。

这里注意一定要保留证据，并及时与厂家沟通，最好以书面形式并得到厂家的授权后方可拆箱、安装。贵重仪器一般都会用厂家上门安装，自己只管对安装好的仪器进行验收即可。

根据合同的约定进行验收，最终目的是既好用又达到使用的目的就行。

五、采购第五步，仪器安装验收结束后就投入正常使用

这也是最后一步了，在保质期内大胆使用，出了问题厂家会免费维修，但不要鲁莽操作，野蛮操作而损坏仪器，这个厂家是不保修的。

同时建立仪器档案，将相关信息纳入到档案中，以备下次采购时作参考和便于对仪器的日常维护。档案的信息可以包括名称、型号、仪器编号、厂家、厂家联系方式、校准记录、维护记录等。

（内容参考仪器信息网）

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太原市衡天力科贸有限公司，主要从事国产和进口电化学分析仪器、实验室常用设备、光学仪器、煤炭化验设备、食品粮油检测仪器、生化仪器、环保仪器、试验箱及气候设备、化学试剂及零配件的代理和销售。是岛津、上海雷磁、上海仪电物光、上海仪电分析、上海舜宇恒平、上海一恒、上海菁华、上海昌吉、上海昕瑞、苏州净化、国宇仪器等诸多著名品牌的独家代理、一级代理和特约代理。

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